흩어진 명단 다섯 개, 같은 사람을 어떻게 알아볼까

엑셀 다섯 개가 도착했습니다. 같은 조직의 명단인데 출처가 다섯 곳.

맡은 일은 이 다섯을 믿을 수 있는 장부 하나로 만드는 것. 열어 보니 예감이 맞았습니다. 어떤 파일은 이름 사이에 공백이 있고("김O수"와 "김 O수"), 어떤 파일의 연락처는 옛날 것이고, 같은 사람이 세 파일에 조금씩 다르게 들어 있습니다. 어느 줄이 최신인지 파일은 말해 주지 않습니다.

손으로 맞추면 일주일짜리 일이었습니다. 진짜 문제는 그다음입니다. 그 일주일 사이에 명단이 또 바뀝니다. 다 맞춘 날, 이미 낡은 명단이 됩니다.

"합치는 일"이 아니라 "알아보는 규칙"

일주일을 줄이려면 손을 빨리 놀리는 게 아니라 일의 정의를 바꿔야 했습니다. 이 일의 본질은 파일 병합이 아닙니다. "이 두 줄이 같은 사람인가"를 판정하는 규칙입니다.

규칙을 먼저 문서로 정했습니다. 이름의 공백과 표기가 달라도 같은 사람을 붙잡는 기준, 연락처가 갈릴 때 어느 쪽을 최신으로 볼지의 기준. 규칙이 정해지자 다섯 파일을 맞추는 일은 자동으로 도는 반복 실행이 됐습니다.

그리고 선을 하나 그었습니다. 자동이 확신할 수 없는 줄은 우기지 않는다. 애매한 항목은 "사람이 볼 것" 칸에 따로 모아, 비교와 정리는 도구가 하고 판단만 사람이 하게 했습니다.

사흘 만에 띄운 현황 화면

통합된 명단은 파일로 돌려주지 않았습니다. 파일로 주는 순간, 다음 날부터 다시 여러 버전이 생기기 때문입니다.

대신 운영진이 매일 여는 현황 화면을 사흘 안에 띄웠습니다. 사람마다 11종의 분류 태그가 붙어 "어느 갈래의 누구"인지 한 화면에서 걸러 봅니다. 명단이 바뀌면 파일을 다시 걷는 게 아니라, 대조를 다시 돌리면 됩니다.

국면이 세 번 바뀌는 동안 같은 화면으로 계속 운영했습니다. 도구는 한 번 쓰고 버리는 게 아니라, 규칙이 맞으면 계속 돕습니다.

숫자로 남은 것